Kun aletaan valmistella ulkopuolisella rahoituksella toteutettavaa hanketta, projektin vastuullinen johtaja:
– laatii alustavan suunnitelman hankkeen sisällöstä, budjetista ja rahoittajasta,
– neuvottelee tulosyksikön johtajan kanssa toteuttamisen vaikutuksista yksikön toimintaan,
– ottaa yhteyttä Kymenlaakson hyvinvointialue KYMENHVA:n tutkimus- ja koulutusjohtaja Pasi Pölläseen ([at]kymsote.fi) projektin sopimus- tai rahoitusehtojen valmistelua varten ja laatii projektille budjetin, jossa on otettu huomioon kaikki projektin kulut,
– lähettää hakemuksen rahoittajalle ja aloittaa neuvottelut rahoittajan kanssa,
– toimittaa KYMENHVA:n tutkimus- ja koulutusjohtaja Pasi Pölläselle alkuperäisen rahoituspäätöksen tai sopimuskappaleen,
– yhdessä tutkimus- ja koulutusjohtajan kanssa laatii alihankkijasopimukset
– pyytää eettisen toimikunnan lausunnon ja toimittaa sen Kehittämiskeskukseen
– tekee ilmoituksen Lääkelaitokselle ja toimittaa kopiot Lääkelaitoksen kanssa käydystä kirjeenvaihdosta Kehittämiskeskukseen.
Kun kaikki edellä mainittu on toteutettu, projektille avataan KYMENHVA:n sisäinen projektitili projektin vastuullisen johtajan käyttöön. Tälle tilille ohjataan kaikki projektin tulot ja sieltä maksetaan kaikki projektin menot.
KYMENHVA:ssa ulkopuolisella rahoituksella toteutettavasta projektista tulee aina tehdä toimeksiantajan ja KYMENHVA:n välinen sopimus kirjallisesti. Mikäli tutkimuksella ei ole toimeksiantajaa, toimeksiantaja on tutkija itse.
KYMSOTE seuraa erityisesti, että kaikista tutkimuksista, joita tehdään KYMENHVA:n infrastruktuuria käyttäen, tehdään sopimus KYMENHVA:n ja tutkimuksen rahoittajan välillä
KYMENHVA:ssa toteutettava projekti on KYMENHVA:n projekti, jonka rahoituksesta ja sopimusehdoista päättää KYMENHVA, ei sen yksittäinen työntekijä.
Sopimuksen allekirjoittavat KYMENHVA:n puolesta toimitusjohtaja, tutkimus- ja koulutusjohtaja ja projektin vastuullinen johtaja.
KYMENHVA:n työntekijällä ei ole oikeutta allekirjoittaa rahoittajan kanssa tehtävää sopimusta eikä muuta sopimusta KYMENHVA:n nimissä. Työntekijän allekirjoittama sopimus ei sido KYMENHVA:ta eikä sen yksikköä.
KYMENHVA tekee projektiin osallistuvien tutkijoiden kanssa sisäisen sopimuksen mm. luottamuksellisuudesta, julkaisu-oikeuksista, tuloksia koskevien oikeuksien siirrosta ja projektin toteuttamisesta siinä laajuudessa kuin KYMENHVA:n ja ulkopuolisen rahoittajan välisessä sopimuksessa edellytetään, ellei pääsopimuksessa ole jo asiasta sovittu.
Powerpoint-muotoinen ohje tutkimusprojektin aloittamisesta KYMENHVA:ssa
Liiketaloudellisen projektin budjettilomake