Tietosuojasäännöksissä on tieteellistä tutkimusta koskevia erityisiä käsittelysäännöksiä ja poikkeuksia, joiden tarkoituksena on tukea ja edistää tutkimustoimintaa. Tietosuojan huomioiminen tieteellisessä tutkimuksessa on tutkimuksen menestymisen edellytys.
Henkilötietoja saa käsitellä tutkimustoiminnassa vain silloin, kun tutkimuksen toteuttaminen ei ole mahdollista anonyymeillä tiedoilla. Käsiteltävät henkilötiedot on rajoitettava tutkimuksen kohteen ja tarkoituksen kannalta välttämättömiin.
Tietosuojasäännöksiä sovelletaan kaikkiin tietoihin, jotka koskevat tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa henkilöä. Tutkimuksissa henkilötietojen käsittelyssä on huomioita tietosuojaperiaatteet jo suunnitteluvaiheessa:
– käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi
– kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten
– kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden
– päivitettävä aina tarvittaessa: epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä
– säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten
– käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti.
Kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toimenpiteet suunnittelusta keräämiseen, käsittelyyn ja henkilötietojen poistamiseen ovat henkilötietojen käsittelyä. Kun henkilötietoja käsitellään tieteellisen tutkimuksen tarkoituksia varten, käsittelyn on täytettävä käyttötarkoitussidonnaisuuden vaatimus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on suunniteltava ja määritettävä täsmällisesti, jotta käsittely olisi lainmukaista. Rekisterinpitäjän on koko tutkimuksen elinkaaren ajan ja erityisesti tutkimuksen päättyessä varmistettava, että henkilötietoja ei käsitellä laajemmin kuin on tarpeellista suhteessa alkuperäisiin tarkoituksiin.
Henkilötietojen säilytysajan tulee olla mahdollisimman lyhyt.
Lähtökohtaisesti rekisteröidyllä on tieteellisessä ja historiallisessa tutkimuksessa käytössään tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
– oikeus saada informaatio henkilötietojen käsittelystä
– saada pääsy tietoihin
– oikaista tietoja
– poistaa tiedot (suostumuksen peruuttaminen)
– rajoittaa tietojen käsittelyä
– oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
– oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (suostumuksen perusteella kerätyt tiedot)
– olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman laillista perustetta
Käsiteltäessä erityisiä henkilötietoja, rekisterinpitäjän on edellä mainittujen vaatimusten lisäksi laadittava tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi, joka tulee toimittaa kirjallisesti tiedoksi tietosuojavaltuutetulle ennen käsittelyyn ryhtymistä. Vaikutustenarviointi on tehtävä myös, jos käsittelyyn liittyy korkea riski. Riskiarvio on tehtävä tutkimuksen kohteena olevan henkilön eli rekisteröidyn näkökulmasta. Rekisterinpitäjän on arvioitava, mitä vahinkoja ja haittaa rekisteröidylle voi aiheutua asiattomasta henkilötietojen käsittelystä.
Kymenlaakson hyvinvointialue KYMENHVA:ssa edellytetään tieteellisen tutkimuksen rekisterinpitäjältä tietosuoja -arvioinnin pohjaksi seuraavat dokumentit, joista mallipohjat ohessa:
Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus – tieteellinen tutkimus (Word)
Henkilötietojen käsittelyn riskiarviointi (Excel)
Henkilötietojen käsittely, vaikutustenarviointi – tarkastuslista (Excel)
Henkilötietojen käsittely, vaikutustenarviointi – loppuraportti (Word)
Rekisteröidyn informointi – tieteellinen tutkimus (Word)
Tietosuojavastaava Marita Meriluodon sivusto tietosuoja-asioista. Huom. Sivun osoite on muuttumassa.
Nykyinen osoite:
https://kymsotekuntayhtyma.sharepoint.com/sites/Organisaatio/SitePages/Tietosuoja.aspx