Kymenlaakson hyvinvointialue KYMENHVA:ssa toteutetaan seuraavanlaisia rekisteritutkimuksia:
1. Tutkimuksia, joissa oma henkilökunta käyttää KYMENHVA:n potilastietojärjestelmän tietoja pelkästään oman yksikön toiminnan seuraamiseksi ilman ulkopuolista rahoittajaa.
2. Tutkimuksia, joissa käytetään KYMENHVA:n potilastietojärjestelmän tietoja osana valtakunnallista rekisteritutkimusta tieto anonymisoiden (ei henkilörekisteriä, ei identifioivan tiedon luovutusta). Findata anonymisoi datan.
3. Tutkimuksia, joissa käytetään KYMENHVA:n potilastietojärjestelmän tietoja potilaan identifiointi mahdollistaen (henkilörekisteri syntyy, identifioivaa tietoa luovutetaan)
Tutkimuksissa, joissa oma henkilökunta käyttää KYMENHVA:n potilastietojärjestelmän tietoja pelkästään oman yksikön toiminnan seuraamiseksi ilman ulkopuolista rahoittajaa, ei tarvita erillistä sopimusta, budjettia eikä eettisen tmk:n lausuntoa. Nämä tutkimukset voidaan toteuttaa yksikön ylilääkärin päätöksellä.
Tutkimuksissa, joissa käytetään KYMENHVA:n potilastietojärjestelmän tietoja osana valtakunnallista monikeskusrekisteritutkimusta tieto anonymisoiden ja joissa ei siis näin ollen synny potilaan identifioinnin mahdollistavaa henkilörekisteriä eikä potilaan identifioinnin mahdollistavaa tietoa luovuteta, on tieto pyydettävä lain terveystietojen toisiokäytöstä mukaisesti Findatalta. Findata pyytää vastaavan tiedon KYMENHVA:lta. KYMENHVA vastaa viranomaisen tietopyyntöön määräämällä henkilön keräämään pyydetyn tiedon ja laskuttaa Findataa tähän käytetyistä tunneista ja KYMENHVA:n tietoturvallisen infrastruktuurin käytöstä. Findata laskuttaa vastaavasti tietojen pyytäjää.
Tiedon luovutukseen Findatalle riittää sen pyyntö, edellyttäen että mahdollisesti tarvittava eettisen tmk:n myönteinen lausunto ja mahdollisesti tarvittavat viranomaisluvat on hankittu.
Valtakunnallisissa monikeskusrekisteritutkimuksissa, joissa syntyy henkilörekisteri ja jotka näin mahdollistavat potilaan identifioinnin, tarvitaan mahdollisen eettisen tmk:n lausunnon lisäksi potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 13 §:n perusteella suostumus jokaiselta rekisteröidyltä, jonka identifioivaa tietoa luovutetaan tai Findatan myöntämä tietolupa Toisiolain 44 §:n 1 mom:n mukaisesti.
Tutkimuksia, joissa haastatellaan KYMENHVA:n henkilökuntaa tunnisteellisesti tai tunnistamisen mahdollistava tallenne muodostaen (henkilörekisteri syntyy), koskevat samat EU:n tietosuoja-asetuksen ja Suomen tietosuojalain säädökset kuin muitakin rekistereitä.
Tutkimuksessa saadut tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä saa käyttää vain lupahakemuksessa esitetyssä tutkimussuunnitelmassa määriteltyyn tarkoitukseen.
Saatuja tietoja ei saa luovuttaa, siirtää tai myydä kolmannelle osapuolelle eikä niitä voi liittää muihin rekistereihin. Tutkimusrekisterin pitäjän on huolehdittava siitä, että tutkimuksessa muodostuvat yksittäisen henkilön identifioinnin mahdollistavat tutkimusaineistot säilytetään tutkimuksen aikana omina, potilasasiakirjoista tai muun asiakas-, palvelu- tai hallintotoiminnan asiakirjoista erillisinä aineistoinaan ja suojattuna asiattomalta pääsyltä tietoihin. Vain luvassa mainitulla henkilöllä on oikeus käsitellä tietoja. Tutkimusluvan valtakunnalliseen rekisteritutkimukseen saaneen on toimitettava THL:lle julkaisujen kopiot tai muu vastaava kirjallinen selvitys tutkimuksen etenemisestä tutkimuksen päättyessä. Yksittäisen henkilön identifioinnin mahdollistava tutkimusaineisto hävitetään, kun henkilötiedot eivät enää ole tarpeen tutkimuksen suorittamiseksi.
Tutkijat ovat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n perusteella velvollisia olemaan paljastamatta saamiaan salassa pidettäviä tietoja sekä olemaan käyttämättä tällaisia tietoja omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi.
Kaikista tutkimuksista, joissa syntyy henkilörekisteri, laaditaan seloste käsittelytoimista.
Lupa voidaan peruuttaa, jos lupapäätökseen sisältyviä ehtoja rikotaan, jolloin luvan saajan on palautettava tutkimusta varten saamansa tiedot.
Tutkimuksen vastuullisen johtajan on valvottava lupaehtojen noudattamista ja tutkimuksen toteutusta.
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 §
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 27, 28 §§
Laki terv.huollon valtakunnallisista henkilörekistereistä 4 §
EU:n tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 30. artikla
Tietosuojalaki
Seloste käsittelytoimista (henkilötietojen käsittelijä)
Seloste käsittelytoimista (rekisterinpitäjä)
Tietosuojavastaava Marita Meriluodon sivusto tietosuoja-asioista. Huom. Sivun osoite on muuttumassa.
Nykyinen osoite on: https://kymsotekuntayhtyma.sharepoint.com/sites/Organisaatio/SitePages/Tietosuoja.aspx