Projektin talouden hoitaminen on yksinkertaista, jos budjetti on tehty ennalta ja sitä tehtäessä on eri menoeriin varatut summat arvioitu oikein.

Niiden tilanteiden välttämiseksi, joissa huomataan projektin rahoituksen olevan riittämätöntä esim. sovittujen palkkioiden maksamiseksi, halutaan tutkimusprojektien budjetit tehtäväksi ennakolta Kymenlaakson hyvinvointialue KYMENHVA:n valvonnassa kaikki projektin kulut huomioon ottaen.

Budjetin (= talousarvio) luonnollinen tarkoitus on arvioida, riittääkö tilaajan maksama summa kaikkiin projektin kuluihin (ml. kulut Kymenlaakson hyvinvointialueen infrastruktuurin ja osaamisen käytöstä) ja kuinka tilaajan maksama summa jakautuu käytettäväksi eri tarkoituksiin. Budjetista myös näkee ennalta, kuinka paljon rahaa on de facto palkkaukseen käytettäväksi varattu (tilaajan maksamasta summasta vain osa on palkkioita varten).

Sopimuksesta taas ilmenee KYMENHVA:n tarvitsema veloitusperuste (esim. x euroa/toimitetut valmiit yhden potilaan CRF:t).

Projektien talouden hoidossa tarvitaan yhteistyötä. Jos sopimuksessa on sovittu, että organisaatio laskuttaa tilaajaa tutkijan suoritteen perusteella (esim. valmiit CRF:t) määräaikoina, on tutkijan toimitettava Tutkimus- ja koulutuspalveluille hyvissä ajoin ennen määräajan umpeutumista tieto suoritteestaan projektissa.

Kokonaan eri asia on sitten tutkijan henkilökohtaisen palkkion maksuun laittaminen. Maksuun laittamisesta voidaan sopia erikseen, mutta pääsääntö on, että projektin tilille täytyisi ensin tulla suorituksia tilaajalta ennen kuin palkkioita maksetaan. Usein on järkevää sopia, että tilaaja maksaa suoritteesta riippumatta tutkimuksen alkaessa pienen summan tutkimuksen alkuhankintoihin ja palkkoihin ennen kuin suoritteita alkaa kertyä.

Jos sopimus on tehty esim. 15 tutkimuspotilaan tutkimisesta ja 15 tutkimuspotilasta käy tutkimuksen kokonaan suunnitellusti läpi, projektin budjetti voi toteutua sentilleen suunnitellusti. Jos tutkittujen määrä jää pienemmäksi, sitten laskettu potilaskohtainen kokonaissumma määrää projektin lopullisen talouden suuruuden ja tilitysten oikeellisuus varmistetaan ja tarvittaessa korjataan projektin taloudellisessa loppuselvityksessä.

Eli: projektin talouden hoidossa on organisaation tasolla seuraavat komponentit:

1) sopimus (korvausperuste, laskutusaikataulu, maksimikorvauksen suuruus)

2) budjetti (korvausten jakautuminen eri tarkoituksiin, mm. palkkaan)

3) tutkijan ilmoitus suoritteestaan projektissa määräajoin (tilaajan laskutusta varten)

4) tilaajan laskutus (sopimuksen ja tutkijan suoriteilmoitusten mukaisesti)

5) tutkimushenkilökunnan henkilökohtaisten korvausten maksaminen

6) projektin alihankkijoiden laskujen maksaminen (lab, rtg, muut)

7) taloudellinen loppuselvitys projektin päätyttyä (tilitysten tarkistus, tilinpäätös)

Normaalia taloudenpitoa siis.