Kymenlaakson hyvinvointialue KYMENHVA tekee tutkimushankkeen pääsopimuksen sponsorin kanssa ja sen jälkeen alihankintasopimuksen esim. HUSLABin, HUS-patologian, HUS-kuvantamisen, HUS-apteekin, Synlabin, Mehiläisen tai muun hankkeen tarvitsemia palveluita tuottavan julkisen tai yksityisen organisaation kanssa.
Näin sovittaessa sponsori voi nykytilanteessa tehdä alihankintasopimusta vastaavan sopimuksen myös suoraan palvelun tuottajan kanssa silloin, kun KYMENHVA-konsernin yksikkö ei vastaavaa palvelua tuota.
Tutkija tekee yksittäiset laboratorio- ja kuvantamistutkimustilaukset oman perusyksikkönsä nimissä, mutta pitää kirjaa tutkimusprojektin tekemistä sellaisista eettisen toimikunnan hyväksymän tutkimusprotokollan mukaisista tilauksista, jotka eivät liity potilaan normaaliin hoitoon.
Toteuttava sopimusosapuoli laskuttaa tutkimusprojektin laboratorio-, kuvantamis-, apteekki- ym. tilauksista tilannutta organisaatiota.
Laskun projektille hyväksyy tutkija, joka vastaa projektin taloudesta, ja/tai KYMENHVA:n hallinto.
Näin varmistetaan KYMENHVA:n terveydenhuoltoyksiköiden ja projektien talouden erillään pysyminen.
Tutkijan on vuosittain ennen perusyksikön tilinpäätöksen tekemistä toimitettava yksikön johdolle kirjanpito siitä, kuinka monta esim. radiologian tai laboratorion tutkimusta projekti on tilannut yksikön nimissä vuoden aikana ja yhdessä yksikön johdon kanssa huolehdittava siitä, että yksikkö laskuttaa projektia näistä tutkimuksista. Vaihtoehtoisesti HUS-diagnostiikka voi laskuttaa suoraan hanketta
Kuvantamistutkimusten dokumentit arkistoidaan samaan sähköiseen kuva- ja lausuntoarkistoon kuin muutkin KYMENHVA:n potilaiden hoitoon liittyvät kuvat, jos kysymyksessä on tutkimusprojekti, jossa potilasta myös hoidetaan KYMENHVA:n työnä.
Laboratoriotutkimukset arkistoidaan samaan sähköiseen arkistoon kuin muutkin laboratoriotutkimukset, jos kysymyksessä on tutkimusprojekti, jossa potilasta myös hoidetaan KYMENHVA:n työnä.
Mikäli kysymyksessä on KYMENHVA:n terveydenhuollon toiminnasta täysin erillinen tutkimusprojekti, jossa syntyy erillinen henkilörekisteri, kuvien ja laboratoriotutkimusten arkistoinnista sovitaan erikseen.