Ennen koulutusvirkamatka- ja koulutusvapaa-anomuksen tekemistä tulee aina neuvotella lähiesimiehen kanssa koulutuksen tarpeellisuudesta sekä koulutuksesta anottavista korvauksista.
Koulutuksen on tarpeellista sisältyä henkilön kehityskeskustelujen mukaiseen kehittämissuunnitelmaan tai osaston strategian mukaiseen toimintasuunnitelmaan, jonka mukaan koulutussuunnitelma on laadittu. Päätöksentekijä arvioi koulutuksen tarpeellisuuden päättäessään siitä maksettavista korvauksista.
Anomukseen on liitettävä koulutustilaisuuden ohjelma. Ohjelma toimitetaan päätöksen mukana talouspalveluihin palkanlaskentaan. Anomuksen tulee olla mahdollisimman tarkkaan täytetty taustatietoineen, kustannusten korvauksineen jne. Ulkomailla tapahtuvan koulutuksen päätös edellyttää lisäksi sairaanhoitopiirin johtajan hyväksyntää.
Mikäli muu laitos, säätiö, yhdistys tai yritys maksaa kurssimaksun, matkakorvaukset, majoittumiskorvauksen tai päivärahan, anomukseen on merkittävä, mikä taho kustannukset maksaa.
Mikäli kustannuksia muodostuu organisaatiolle vain osallistumismaksusta, palkanlaskenta maksaa sen suoraan järjestäjälle. Hyväksytty anomus ja lasku toimitetaan palkanlaskentaan maksun suorittamista varten. Koulutuksen osallistumismaksun maksamista varten on käytössä lomake T5/2002.
Matkakustannusten korvaus
Matkustustapaa harkittaessa on otettava huomioon se, miten kokonaiskustannukset muodostuvat edullisimmiksi ottaen huomioon yöpymiskorvaukset sekä työajan säästön.
Oman auton käyttökorvaus suoritetaan ainoastaan silloin, kun asianomainen viranomainen on tehnyt anomuksen perusteella asiaa koskevan päätöksen.
Majoittumiskorvaus maksetaan virka- ja työehtosopimuksen matkakustannusten korvausliitteen mukaisesti alkuperäiskuitteja vastaan.
Matkalasku on esitettävä viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä.
Matkakustannusten korvausten määräytymisperusteet ovat virka- ja työehtosopimuksessa matkakustannusten korvausliitteessä.
Koulutusmatkasta maksetaan virka- ja työehtosopimusten mukaiset päivärahat ellei muuta ole sovittu.