Sote-organisaatiot hakevat aluehallintovirastoilta korvauksia erikoislääkärikoulutuksen aiheuttamista kustannuksista puolivuosittain. Aluehallintovirastot hyväksyvät haetut korvaukset hakemusten perusteella.
Hakemuksiin on liitettävä kunkin hakijan osalta hyväksymisestä erikoislääkärikoulutusohjelmaan, tiedekunnan antama välipäätös palvelujen hyväksymisestä koulutukseen tai lääkärin oma selvitys koulutusvaatimuksista sekä siitä, mitä koulutusta hän on suorittanut ja mitä vielä on jäljellä.
Koska anomukset tehdään välittömästi puolivuosijakson päättymisen jälkeen, tulee yksiköiden pyytää erikoistuvilta lääkäreiltään ko. selvitykset hyvissä ajoin jo ennen jaksojen päättymistä.
Käytännössä tiedekunnat eivät aikataulullisista syistä johtuen luultavasti voi toimittaa välipäätöstä heti jakson päätyttyä ennen kuin aluehallintoviraston asettama määräaika umpeutuu. Sen vuoksi on perusteltua toimia niin, että tiedekunnan viimeinen välipäätös toimitetaan ja sen lisäksi lääkärin oma selvitys välipäätöksen jälkeiseltä ajanjaksolta.
Kun Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä KYMSOTE siirtyi käyttämään ERHA-järjestelmää v. 2008, ei HY:ssä erikoistuvilta enää tarvita erillisiä selvityksiä, koska ERHAssa olevat palvelustiedot siirtyvät automaattisesti aluehallintovirastoon. Aluehallintovirastolla on näin koko ajan reaaliaikainen tieto HY:ssä erikoistuvien hyväksytyistä koulutuksista. Muissa yliopistoissa erikoistuvien osalta on kuitenkin toimitettava erillisiä välipäätöksiä ja selvityksiä, kunnes muutkin yliopistot ovat omaksuneet käyttöön ERHAn tai vastaavan järjestelmän. ERHAn korvannee muu järjestelmä lähivuosina.
Erikoistuvina lääkäreinä KYMENHVA:ssa toimivien on siis lähtökohtaisesti oltava hyväksyttyinä ja rekisteröityneinä erikoislääkärikoulutusohjelmaan jossakin Suomen yliopistossa, jotta korvaukset Suomen valtionhallinnolta voitaisiin saada.
Luonnollisesti edellytys koulutusjakson hyväksynnälle tiedekunnassa on, että palvelusyksiköllä on ko. tdk:n hyväksymät koulutusoikeudet siinä yliopistossa, johon erikoislääkäritutkintoa suoritetaan.
Koulutusoikeuksien ylläpitämisestä huolehtivat yksiköiden esimiehet.
Katso Powerpoint-muotoinen OHJE
Hyvä hallintotapa edellyttää, että
1. KYMENHVA ja käytännössä sen yksiköt kirjaavat tarvittavat tiedot korvaushakemuksen pohjaksi reaaliajassa
2. KYMENHVA:n johto (taloushallinto) pyytää tiedot hakemukseen/selvitykseen, jonka piirin johtaja allekirjoittaa aluehallintovirastolle lähetettäväksi
3. Aluehallintovirasto päättää asiasta ja maksaa korvaukset
4. KYMENHVA:n johtaja arvioi tarvitaanko oikaisua vai ei.